home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Night Owl 6 / Night Owl's Shareware - PDSI-006 - Night Owl Corp (1990).iso / 034a / verif301.zip / MAILING.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-03-03  |  41KB  |  1,063 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.                             Mailing List Manager
  28.                           for PCBoard 14.x Systems
  29.                                (Version 3.01)
  30.  
  31.                       to be used in Conjunction with:
  32.                            The User Verifier Door
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.                                 Written by:
  43.                                Lance Williams
  44.  
  45.                                Kadet PCBoard
  46.                                P. O. Box 266
  47.                            Camden, NY 13316-0266
  48.  
  49.                                (315) 245-3815
  50.                              USR Dual Standard
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.                           Mailing List Manager for
  65.                                PCBoard 14.x &
  66.                              The VERIFIER DOOR
  67.  
  68.  
  69.                              Table of Contents
  70.  
  71.  
  72.     Licensing Agreement ............................................ 1
  73.  
  74.  
  75.     Introduction ................................................... 2
  76.  
  77.             What this package does ................................. 2
  78.  
  79.  
  80.     Installation Instructions ...................................... 2
  81.  
  82.             VERIFIER.CFG file ...................................... 2
  83.  
  84.  
  85.     Starting Up & Command Descriptions
  86.  
  87.             Command Line Parameters ................................ 3
  88.  
  89.             <A> Active User Label Printing ......................... 3
  90.  
  91.             <D> Drop to DOS Shell .................................. 5
  92.  
  93.             <E> Editing the MAILLIST.DAT File ...................... 5
  94.  
  95.             <I> Inactive User Label Printing ....................... 7
  96.  
  97.             <L> Labels by Expiration Date .......................... 8
  98.  
  99.             <P> Purge & Pack MAILLIST.DAT File .................... 10
  100.  
  101.             <R> Print Registration Labels For VERIFIER Door ....... 11
  102.  
  103.             <S> Selective Label Printing .......................... 13
  104.  
  105.             <U> User List Printing ................................ 14
  106.  
  107.             <V> File Viewing/Editing .............................. 14
  108.  
  109.             <X> Exit the program .................................. 16
  110.  
  111.  
  112.     Registration Information ...................................... 16
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.                          For Support Call 24 Hours:
  118.        Lance Williams, Kadet PCBoard (315)245-3815 USR Dual Standard
  119.       Mailing List Manager for PCBoard 14.x                     Page 1
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.     License Agreement
  130.  
  131.             The Mailing List Manager, Verifier Door & User-Reg utility
  132.     ("The Software") is COPYRIGHT 1990, 1991, 1992 by Lance Williams, ALL
  133.     RIGHTS RESERVED.
  134.  
  135.             You  may not engage in,  nor permit third  parties to engage
  136.     in, any of the following :
  137.  
  138.             A)   Making alterations of any kind in the software.
  139.  
  140.             B)   ATTEMPTING TO DISASSEMBLE,  DECOMPILE, OR  REVERSE
  141.                  ENGINEER THE SOFTWARE OR THE FILES IT GENERATES IN ANY
  142.                  WAY.
  143.  
  144.             C)   Granting  sub-licenses, lease  or other  rights in the
  145.                  software to others.
  146.  
  147.             D)   This release is SHAREWARE, if you continue to use this
  148.                  package for more than 3 weeks, you must register it with
  149.                  the author.
  150.  
  151.             The author of the software grants you a license to use this
  152.     software as long as you meet the above conditions.  Any violation of
  153.     the above conditions will result in the termination of your license to
  154.     use this software.  Upon termination of this license for any reason,
  155.     you must stop using the software and destroy all copies of it in your
  156.     possession immediately.  In addition, the author reserves the right to
  157.     cancel your license to use this software at any time for any reason
  158.     that he sees fit.
  159.  
  160.              The author of this software is not liable for damages suffered
  161.     as a result of the improper use, proper use, or inability to use this
  162.     software.  This type of disclaimer is prohibited by law in some states,
  163.     and is therefore void in those states.
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176.                          For Support Call 24 Hours:
  177.        Lance Williams, Kadet PCBoard (315)245-3815 USR Dual Standard
  178.       Mailing List Manager for PCBoard 14.x                     Page 2
  179.  
  180.  
  181. Introduction:
  182.  
  183.             MAILING.EXE is a mailing list manager to accompany the VERIFIER
  184.     door.  It will enable you to print labels for your users in a variety
  185.     of manners.  See the Table of Contents for the different commands
  186.     available.  They will all be explained in detail below.
  187.  
  188.             The program also allows you to edit and maintain the mailing
  189.     list data file for your users (MAILLIST.DAT).  I do hope to be making
  190.     more improvements to the editor in the future, but even now, it is a
  191.     very functional editor for the mailing list data file.
  192.  
  193.             The program prints all labels on standard 1-up 3-1/2 x 15/16
  194.     labels.  I have not made any changes yet to cover other label sizes.
  195.     If anyone wants to have other label sizes, let me know and I'll see
  196.     what I can do.
  197.  
  198.  
  199. Installation:
  200.  
  201.             MAILING.EXE  ** MUST **  be run from the same directory that
  202.     the verifier door is in.  It accesses some of the same files as the
  203.     door program.  Copy all the files distributed with the package into one
  204.     subdirectory and then you will have everything together for use.
  205.  
  206.  
  207. Configuration File:
  208.  
  209.             MAILING.EXE requires a configuration file to get some
  210.     information for execution.  It can use the same configuration file as
  211.     the VERIFIER door, and defaults to VERIFIER.CFG if no configuration
  212.     file is given as a command line parameter.  If you wish to use a
  213.     different name for the configuration file, you MUST specify that file
  214.     name on the command line.
  215.  
  216.                         IE:  C> MAILING MAILING.CFG
  217.  
  218.     The configuration file requires the following format:
  219.  
  220.     Line 1:  Location of your PCBOARD.SYS file (Not used in MAILING.EXE)
  221.     Line 2:  Name of your BBS System
  222.     Line 3:  First Name of the Sysop
  223.     Line 4:  Last Name of the Sysop
  224.     Line 5:  Registration Number (0 if Unregistered)
  225.  
  226.             The first 5 lines of this configuration MUST match exactly with
  227.     the configuration file for the VERIFIER door, or the registration
  228.     numbers for your users will not be calculated properly.  For this
  229.     reason I set up the program to default to VERIFIER.CFG, which is the
  230.     most likely name for your configuration file for the Verifier door.
  231.     The program only reads the first 5 lines of the program and the upgrade
  232.     range entries (lines greater than #5) for the door are ignored.
  233.  
  234.  
  235.                          For Support Call 24 Hours:
  236.        Lance Williams, Kadet PCBoard (315)245-3815 USR Dual Standard
  237.       Mailing List Manager for PCBoard 14.x                     Page 3
  238.  
  239.  
  240. Starting Up the Program:
  241.  
  242.             To start the program, just type MAILING if using VERIFIER.CFG
  243.     as your configuration file.  If you are using a different configuration
  244.     file, be sure it matches the configuration file for the VERIFIER door
  245.     and include the name on the command line.
  246.  
  247. Command Line Parameters:
  248.  
  249.             At this time the only command line parameters, other than the
  250.     name of the configuration file, are the following:
  251.  
  252.     /COMMA  will create comma delimited files for importing to DBF files.
  253.     /MONO   will trigger the program to operate in non-color mode.
  254.     /REGS   will automatically run thru registration label printing and
  255.             return to DOS when completed.
  256.  
  257.  
  258.                             Command Descriptions
  259.  
  260.                        <A> Active User Label Printing
  261.  
  262.             Use this command to print labels for your active users.  The
  263.     labels will be in the following format:
  264.                   ┌─────────────────────────────────────┐
  265.                   │ Security, Expiration Date, Password │
  266.                   │                                     │
  267.                   │ Mailing Name                        │
  268.                   │ Mailing Address                     │
  269.                   │ City, State, Zip Code               │
  270.                   └─────────────────────────────────────┘
  271.             I print out the top line of information as a service to your
  272.     users.  Also, since no one outside of the BBS will realize what the
  273.     information is, you still maintain security.  Password printing can be
  274.     defeated when printing the labels if you wish.
  275.  
  276.             When you select the <A> option, you will be presented with the
  277.     following questions:
  278.  
  279.     1:  What is the Minimum Security to print label?
  280.             Input the security level below which you do not wish to have
  281.     labels printed.
  282.  
  283.     2:  What is the Maximum Security to print labels?
  284.             Same as above, but for the top security of the range for which
  285.     you wish to print labels.
  286.  
  287.     3:  What is the Minimum Number of times Online?
  288.             This scans the number of times the user has been online and
  289.     only prints labels for users who have been online at least this number
  290.     of times.  Entering "0" will print all records that match the above
  291.     conditions.
  292.  
  293.  
  294.                          For Support Call 24 Hours:
  295.        Lance Williams, Kadet PCBoard (315)245-3815 USR Dual Standard
  296.       Mailing List Manager for PCBoard 14.x                     Page 4
  297.  
  298.  
  299.             These three questions allow you to print labels for newsletter
  300.     or other mailings to only users of what you consider to be in good
  301.     standing.  Or, you could even send out letters to users in poor
  302.     standing.  I use it for both of the above reasons.  I have found many
  303.     occasions in which I only want to print labels for a selected range of
  304.     users.
  305.  
  306.  
  307.     4:  Do you want to print a <R>egular or <C>omplete set of labels?
  308.  
  309.             This will allow you to either print a complete set <C> of
  310.     labels or to skip those users who answered 'No' in the Verifier Door
  311.     concerning receiving regular mailings <R>.  Defaults to <R>egular.
  312.  
  313.  
  314.     5:  Do you want passwords printed on the labels?
  315.  
  316.             If you really feel insecure about passwords on the Mailing
  317.     labels, you can defeat the printing of the passwords by answering 'No'
  318.     to this question.  Default is 'Yes'.
  319.  
  320.  
  321.     6:  Do you want to print the Address Labels?
  322.  
  323.             If you answer 'No' to this question, the program will NOT print
  324.     labels but will run through the data file and display the results
  325.     screen showing how many labels would be printed.  This is handy when
  326.     you need to know how many copies of a letter you have to make.  When
  327.     you answer 'No', you will not go to the following:
  328.  
  329.             You will be prompted if you want to have the label information
  330.     centered.  If so, answer YES to the prompt.
  331.  
  332.             After you answer these questions, you will have the opportunity
  333.     to print a test label to check your printer/label position.  If you
  334.     want to override the printing of a test label, hit 'ESC'.  the program
  335.     will go directly to printing of the labels.
  336.  
  337.     Results Screen:
  338.  
  339.             After the printing (or scanning) is completed, you will be
  340.     displayed with a results screen.  It gives the following information:
  341.  
  342.     Total Users:               The total number of users on your system
  343.     Number of Labels Printed:  Total number of labels printed
  344.     Users Not Found:           Number of users not found in the
  345.                                MAILLIST.DAT file.
  346.     Ineligible Users:          Number of Users that did not fall within the
  347.                                security ranges specified.
  348.  
  349.             You will be given 30 seconds to record this info, or hit any
  350.     key to return to the Main Menu.
  351.  
  352.  
  353.                          For Support Call 24 Hours:
  354.        Lance Williams, Kadet PCBoard (315)245-3815 USR Dual Standard
  355.       Mailing List Manager for PCBoard 14.x                     Page 5
  356.  
  357.  
  358.                            <D> Drop to DOS SHELL
  359.  
  360.             This will shell out of the program to DOS allowing you to do
  361.     anything your remaining available memory will allow.  Type <EXIT> to
  362.     return to MAILING.EXE.
  363.  
  364.  
  365.                       <E>  Edit the MAILLIST.DAT file
  366.  
  367.             When you choose this option, you will be prompted to chose the
  368.     data file to edit (MAILLIST.DAT or DELETED.DAT).  Select the one you
  369.     wish to edit.  You will be displayed the menu & editing screen shown
  370.     below.  It will contain the information for the FIRST record in the
  371.     selected datafile.  To edit or find another record, use the commands
  372.     described below.
  373.  
  374.  ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  375.  ║                                                                          ║
  376.  ║     Record Number    : 1                                                 ║
  377.  ║     Date Stored      : 06-01-1990                  Toggle Values         ║
  378.  ║     User Name        : LANCE WILLIAMS              ~~~~~~ ~~~~~~         ║
  379.  ║ <1> Mailing Name     : LANCE WILLIAMS              <D>elete User : N     ║
  380.  ║ <2> Mailing Address  : P. O. BOX 266               <S>end Mail   : Y     ║
  381.  ║ <3> City, State, Zip : CAMDEN, NY 13316            <R>egistered  : Y     ║
  382.  ║                                                                          ║
  383.  ║                      Select Options: <1,2,3,D,S,R>                       ║
  384.  ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  385.  
  386.                   **( This area is the Command Input Area )**
  387.  
  388.                           ESC to Return to Main Menu
  389.                         Alt-F - Find/Create User Record
  390.  PGUP - Up 1 Record       Ctrl-PGUP - Up 20 Records       Alt-T - First Record
  391.  PGDN - Down 1 Record     Ctrl-PGDN - Down 20 Records     Alt-B - Last Record
  392.  
  393.                      *** Available Editor Commands ***
  394.  
  395.     <1>  Edit Mailing Name.
  396.  
  397.             Choose this option, and enter the change on the update line in
  398.     the command input area.  Hitting <ENTER> without entering any data will
  399.     default to the old information.
  400.  
  401.     <2>  Edit Mailing Address
  402.  
  403.             This is the same as <1>, except for the Mailing Street Address.
  404.     Hitting <ENTER> defaults to the old value.
  405.  
  406.     <3>  Edit City, State, Zip Code
  407.  
  408.             Once more, just like <1> & <2> above but for the City, State &
  409.     Zip Code information.  Hitting <ENTER> defaults to the old value.
  410.  
  411.  
  412.                          For Support Call 24 Hours:
  413.        Lance Williams, Kadet PCBoard (315)245-3815 USR Dual Standard
  414.       Mailing List Manager for PCBoard 14.x                     Page 6
  415.  
  416.  
  417.     <D>  Delete User
  418.  
  419.             This sets the Delete Flag for the record.  The record will be
  420.     deleted when you run the "Purge & Pack" Option from the Main Menu.
  421.     This is a Yes/No toggle.  Hitting the <D> does a state change.
  422.  
  423.     <S>  Send Regular Mailings
  424.  
  425.             This is the same as <D> above, but for the Regular Mailing
  426.     flag.  Also a toggle for Yes/No.
  427.  
  428.     <R>  Registered
  429.  
  430.             This is the flag used by the Registration Label module to check
  431.     for printing registration labels.  If you need to re-print registration
  432.     labels, change this flag to 'N'.  Users that have had cards sent to
  433.     them will have a 'Y' in this field.
  434.  
  435. Other Keystrokes Available:
  436.  
  437.             There are also several non-editing menu selections you have
  438.     your choice of.  Each of these will prompt you to save the current
  439.     record if you have made any changes.
  440.  
  441.  
  442.     <PGUP> or <PGDN>
  443.             Moves Up or Down one record in the selected datafile.
  444.     Automatically wraps around from first to last records and the reverse.
  445.  
  446.  
  447.     <CRTL-PGUP> or <CRTL-PGDN>
  448.             Same as the above, but moved up or down 20 records without
  449.     wrapping from end to end.
  450.  
  451.  
  452.     <ALT-T> or <ALT-B>
  453.             Moves to the Top (Alt-T) or the Bottom (Alt-B) of the selected
  454.     datafile.
  455.  
  456.  
  457.     <ALT-F>  Find User
  458.             Use this option when you want to search for another user
  459.     record.  The search is for the complete name only, and MUST be spelled
  460.     correctly.
  461.  
  462.            ***  If no Mailing List Record is found for User  ***
  463.  
  464.             If the program does not find a record in the selected datafile
  465.     for the indicated record, you will have the option to add the user to
  466.     the data file.  This option works for REGISTERED VERSIONS ONLY.  On an
  467.     unregistered version, you will be notified of the fact that your
  468.     registration will allow you to add users to the data file.
  469.  
  470.  
  471.                          For Support Call 24 Hours:
  472.        Lance Williams, Kadet PCBoard (315)245-3815 USR Dual Standard
  473.       Mailing List Manager for PCBoard 14.x                     Page 7
  474.  
  475.  
  476.     Adding a Record to the Data File:
  477.  
  478.             If you respond 'Yes' to the prompt to add the information to
  479.     the data file, you will be displayed the address field size & variable
  480.     name for each address area in the data file.  (Name, Address, City,
  481.     State, Zip Code).  The program defaults to No Delete, Registered & Send
  482.     ALL Mail.  You can change these flags in the editor after you enter the
  483.     address information.
  484.  
  485.             The program then displays the address information and asks if
  486.     it is OK to store.  If not, you will be sent back to re-enter the
  487.     information.  Do not enter any New records unless you are sure you want
  488.     the information in the Data File.  The only way to delete a created
  489.     record is to mark it for deletion in the editor and then pack the data
  490.     file.
  491.  
  492.     <ESC>  Quit Editing
  493.             Hit the <ESC> Key to leave the editing module and return to the
  494.     main menu.  You will be asked if you want to save the current record if
  495.     it has been modified.
  496.  
  497.  
  498.                      <I>  Inactive User Label Printing
  499.  
  500.                  ****    REGISTERED VERSIONS ONLY    *****
  501.  
  502.             Registration of this system will allow you to have the option
  503.     of printing labels to entries in the Mailing List data file that no
  504.     longer have attached user entries in the PCBoard User file (Delete
  505.     Users).  I have found this is nice to try to get users back to your
  506.     system who have not called for a long period of time.
  507.  
  508.               The labels are printed in the following format:
  509.  
  510.                   ┌─────────────────────────────────────┐
  511.                   │ Account Deleted - ReApply Today!    │
  512.                   │                                     │
  513.                   │ Mailing Name                        │
  514.                   │ Mailing Address                     │
  515.                   │ City, State, Zip Code               │
  516.                   └─────────────────────────────────────┘
  517.  
  518.             You will be prompted as to whether you want to print the labels
  519.     or just scan for a count just like the printing of active labels.
  520.  
  521.             You will be prompted if you want to have the label information
  522.     centered.  If so, answer YES to the prompt.
  523.  
  524.             If you are printing labels, you will also have the opportunity
  525.     to check printer/label positioning before printing the actual labels.
  526.     If you do not wish/need to do this hit <ESC> at the prompt.  Otherwise,
  527.     hit <ENTER> to print a test label for position.
  528.  
  529.  
  530.                          For Support Call 24 Hours:
  531.        Lance Williams, Kadet PCBoard (315)245-3815 USR Dual Standard
  532.       Mailing List Manager for PCBoard 14.x                     Page 8
  533.  
  534.  
  535.             The program will scan through the DELETED.DAT file checking for
  536.     the existence of Users in the PCBoard Users file.  If the user is not
  537.     found, the label is printed.  If a user is found, the record in
  538.     DELETED.DAT is flagged for deletion, and after printing is completed,
  539.     the flagged entries are deleted.
  540.  
  541.     Results Screen:
  542.  
  543.          The results screen will display the following information:
  544.  
  545.     Number of Users:             Total number of records in the
  546.                                  DELETED.DAT file.
  547.     Number of Labels Printed:    Number of Records without attached Users
  548.                                  of which labels were printed for.
  549.     Users Not Found:             Not Used Here
  550.     Number of Users Ineligible:  Number of Active Users in the DELETED.DAT
  551.                                  file.
  552.  
  553.  
  554.                        <L> Labels by Expiration Date
  555.  
  556.             When you choose this option, you can print labels for your
  557.     users based on their expiration date [days away from the current date].
  558.     The format of the label is as follows:
  559.  
  560.                   ┌─────────────────────────────────────┐
  561.                   │ Security, Expiration Date, Password │
  562.                   │                                     │
  563.                   │ Mailing Name                        │
  564.                   │ Mailing Address                     │
  565.                   │ City, State, Zip Code               │
  566.                   └─────────────────────────────────────┘
  567.  
  568.             I print out the top line of information as a service to your
  569.     users.  Also, since no one outside of the BBS will realize what the
  570.     information is, you still maintain security.  Password printing can be
  571.     defeated when printing the labels if you wish.
  572.  
  573.             When you select the <A> option, you will be presented with the
  574.     following questions:
  575.  
  576.     1:  What is the minimum days until expiration to print label?
  577.  
  578.             Input the minimum days until expiration for labels to be
  579.     printed.  If you put "-1" if you wish to have all expired users
  580.     printed.
  581.  
  582.     2:  What is the minimum days until expiration to print label?
  583.  
  584.             Same as above, but for the top days until expiration for which
  585.     you wish to print labels.  If you put "-1" here, ONLY expired users
  586.     will be printed.
  587.  
  588.  
  589.                          For Support Call 24 Hours:
  590.        Lance Williams, Kadet PCBoard (315)245-3815 USR Dual Standard
  591.       Mailing List Manager for PCBoard 14.x                     Page 9
  592.  
  593.  
  594.     3:  What is the Minimum Number of times Online?
  595.  
  596.             This scans the number of times the user has been online and
  597.     only prints labels for users who have been online at least this number
  598.     of times.  Entering "0" will print all records that match the above
  599.     conditions.
  600.  
  601.  
  602.     4:  Do you want to print a <R>egular or <C>omplete set of labels?
  603.  
  604.             This will allow you to either print a complete set <C> of
  605.     labels or to skip those users who answered 'No' in the Verifier Door
  606.     concerning receiving regular mailings <R>.  Defaults to <R>egular.
  607.  
  608.  
  609.     5:  Do you want passwords printed on the labels?
  610.  
  611.             If you really feel insecure about passwords on the Mailing
  612.     labels, you can defeat the printing of the passwords by answering 'No'
  613.     to this question.  Default is 'Yes'.
  614.  
  615.  
  616.     6:  Do you want to print the Address Labels?
  617.  
  618.             If you answer 'No' to this question, the program will NOT print
  619.     labels but will run through the data file and display the results
  620.     screen showing how many labels would be printed.  This is handy when
  621.     you need to know how many copies of a letter you have to make.  When
  622.     you answer 'No', you will not go to the following:
  623.  
  624.             You will be prompted if you want to have the label information
  625.     centered.  If so, answer YES to the prompt.
  626.  
  627.             After you answer these questions, you will have the opportunity
  628.     to print a test label to check your printer/label position.  If you
  629.     want to override the printing of a test label, hit 'ESC'.  the program
  630.     will go directly to printing of the labels.
  631.  
  632.     Results Screen:
  633.  
  634.             After the printing (or scanning) is completed, you will be
  635.     displayed with a results screen.  It gives the following information:
  636.  
  637.     Total Users:               The total number of users on your system
  638.     Number of Labels Printed:  Total number of labels printed
  639.     Users Not Found:           Number of users not found in the
  640.                                MAILLIST.DAT file.
  641.     Ineligible Users:          Number of Users that did not fall within the
  642.                                security ranges specified.
  643.  
  644.             You will be given 30 seconds to record this info, or hit any
  645.     key to return to the Main Menu.
  646.  
  647.  
  648.                          For Support Call 24 Hours:
  649.        Lance Williams, Kadet PCBoard (315)245-3815 USR Dual Standard
  650.      Mailing List Manager for PCBoard 14.x                     Page 10
  651.  
  652.  
  653.  
  654.  
  655.                       <P> Purge & Pack the Data Files
  656.  
  657.             This option will allow you to remove deleted users from the
  658.     MAILLIST.DAT file.  The optional PURGE function for REGISTERED VERSIONS
  659.     allows you to remove inactive entries from the list.
  660.  
  661.  
  662.  
  663.                    ***  For REGISTERED VERSIONS ONLY  ***
  664.  
  665.  
  666.             Registered versions will be prompted if you want to purge
  667.     inactive users from the MAILLIST.DAT file.  If you choose this the only
  668.     way to recover the old information is to copy the MAILLIST.BAK file
  669.     back to the MAILLIST.DAT file before another repack is done.  There is
  670.     no other way to recover this information.
  671.  
  672.  
  673.  
  674.  
  675.                     ***  For UNREGISTERED VERSIONS  ***
  676.  
  677.  
  678.             Unregistered versions will be prompted to register the program,
  679.     which will activate the option mentioned above.
  680.  
  681.  
  682.  
  683.  
  684.             Before the MAILLIST.DAT file is packed, you will be prompted if
  685.     you want to save the deleted entries when packing.  Disk Storage is
  686.     appended to the DELETED.DAT file.  The default is to store the deleted
  687.     entries to the file.
  688.  
  689.             When packing, the MAILLIST.DAT file will be searched for
  690.     entries marked for deletion, and if the optional PURGE Function
  691.     (Registered Only) is activated, the entry will be searched for a match
  692.     in the PCBoard USERS file.  All entries marked for deletion (or not
  693.     found in the PCBoard USERS file) will be removed from the MAILLIST.DAT
  694.     file.
  695.  
  696.             After the MAILLIST.DAT file is packed & purged, if any entries
  697.     were sent to DELETED.DAT, that file is also sorted and purged of
  698.     duplicate entries.
  699.  
  700.  
  701.  
  702.  
  703.  
  704.  
  705.  
  706.  
  707.                          For Support Call 24 Hours:
  708.        Lance Williams, Kadet PCBoard (315)245-3815 USR Dual Standard
  709.      Mailing List Manager for PCBoard 14.x                     Page 11
  710.  
  711.  
  712.               <R>  Print Registration Labels for VERIFIER Door
  713.  
  714.             This option will print the labels for registration cards to be
  715.     used in conjunction with the VERIFIER door.  For the registration
  716.     numbers to be correct, you must be sure your BBS Name & Sysop Name in
  717.     the configuration file are the same as they are in the one for the
  718.     door.  I suggest once again that you use the same configuration file
  719.     for this program as you do for the door.
  720.  
  721.             Labels printed from this section have the following format:
  722.  
  723.                   ┌─────────────────────────────────────┐
  724.                   │ Registration #: ############        │
  725.                   │                                     │
  726.                   │ Mailing Name                        │
  727.                   │ Mailing Address                     │
  728.                   │ City, State, Zip Code               │
  729.                   └─────────────────────────────────────┘
  730.  
  731.             The program will prompt for proper label/printer alignment the
  732.     same as the other printing routines.  Hit <ESC> to abort this alignment
  733.     check, or <ENTER> to check the alignment.  When the printer/labels are
  734.     aligned properly, the registration labels will be printed for every
  735.     record that has it's REGISTERED flag set to 'No'.
  736.  
  737.             Hitting <ESC> during the label printing process will update the
  738.     records for the labels printed, but not for those left unprinted and
  739.     still not having had registration labels printed.
  740.  
  741.             There is a command line parameter to automate the printing of
  742.     registration labels.  If you wish to use it and the default output
  743.     device is your printer, be sure your printer is loaded with label
  744.     stock, and then just type MAILING [Cfg File] /REGS.  The program will
  745.     send all the output to the default device defined in your MAILING.DEF
  746.     file.  If a printer error occurs, the program will halt and wait for
  747.     you fix the printer and press a key.
  748.  
  749.  
  750.  
  751.             I have found that if you print labels once a week, it is
  752.     sufficient to keep your users happy.  I allow unverified users almost
  753.     as much access to the system as verified ones, everything except file
  754.     UPLOADING.  I like to know that my users really exist before I allow
  755.     them to upload files.  So, with that being the only disallowed option
  756.     over a verified user, they have nothing much to complain about.  Just
  757.     thought I'd share that idea with you for something to consider when
  758.     setting up the program on your system.
  759.  
  760.  
  761.  
  762.  
  763.  
  764.  
  765.  
  766.                          For Support Call 24 Hours:
  767.        Lance Williams, Kadet PCBoard (315)245-3815 USR Dual Standard
  768.      Mailing List Manager for PCBoard 14.x                     Page 12
  769.  
  770.  
  771.  
  772.             Pre-printed post cards are available from me for sending to
  773.     your users for registration notification.  The post cards are printed
  774.     in the following form, and personalized accordingly for your system:
  775.  
  776.           ┌────────────────────────────────────────────────────────┐
  777.           │                                                        │
  778.           │                                                        │
  779.           │                                                        │
  780.           │                   YOUR BBS NAME HERE                   │
  781.           │               YOUR BBS PHONE NUMBER HERE               │
  782.           │                                                        │
  783.           │                                                        │
  784.           │                                                        │
  785.           │           Welcome!  Since  you  are a new  caller      │
  786.           │      to this BBS, you are required to verify your      │
  787.           │      registration  through  the verification door      │
  788.           │      with  the registration number on the address      │
  789.           │      side of this card.                                │
  790.           │                                                        │
  791.           │           The next time you call this  BBS, enter      │
  792.           │      the verification  door and choose option  #2      │
  793.           │      from  the  main  menu.   Enter  your  number      │
  794.           │      for registration verification at the prompt.      │
  795.           │                                                        │
  796.           │                                                        │
  797.           │                                                        │
  798.           │                                                        │
  799.           └────────────────────────────────────────────────────────┘
  800.  
  801.             The address side of the postcard will also be printed with a
  802.      3 line return address.  If the address is different than the shipping
  803.      address, be sure to specify the address to print on the cards.  Please
  804.      allow 4 - 6 weeks for delivery of cards.
  805.  
  806.             These cards are available at $4.95 per 100 cards while supplies
  807.      last.  I run a printing shop and have a good supply of post card stock
  808.     in assorted colors, and am offering these printed and boxed cards at a
  809.     very reduced price.
  810.  
  811.  
  812.  
  813.  
  814.  
  815.  
  816.  
  817.  
  818.  
  819.  
  820.  
  821.  
  822.  
  823.  
  824.  
  825.                          For Support Call 24 Hours:
  826.        Lance Williams, Kadet PCBoard (315)245-3815 USR Dual Standard
  827.      Mailing List Manager for PCBoard 14.x                     Page 13
  828.  
  829.  
  830.                        <S>  Selective Label Printing
  831.  
  832.                  *****    REGISTERED VERSIONS ONLY    *****
  833.  
  834.             Registered versions also have the option to select and print
  835.     labels from information found in the MAILLIST.DAT file.  I installed
  836.     this option when I found I needed a label for a few users on an
  837.     occasional basis.  My writing is terrible, so I prefer typed or
  838.     preprinted labels when I send out letters.
  839.  
  840.  
  841.            Selective Labels are printed in the following format:
  842.  
  843.                   ┌─────────────────────────────────────┐
  844.                   │                                     │
  845.                   │ Mailing Name                        │
  846.                   │ Mailing Address                     │
  847.                   │ City, State, Zip Code               │
  848.                   │                                     │
  849.                   └─────────────────────────────────────┘
  850.  
  851.  
  852.             When you select this option, you will be prompted for the user
  853.     name to search for.  If the address information is not found you will
  854.     be asked if you want to select another user.  If the information is
  855.     found, the mailing label data is displayed.  Then you are asked if you
  856.     want print this label.  If yes, the record is flagged for selective
  857.     printing, otherwise, it's left alone.  All selected labels are printed
  858.     after selecting is completed.
  859.  
  860.             After you decide to print the selected label or not, you are
  861.     asked if you wish to select another label for printing.  This process
  862.     loops until you have selected all the labels you want to print.
  863.  
  864.             If you decide you do not want to print a label you already
  865.     selected, then just get the record again and at the prompt asking to
  866.     print the label or not, then answer 'No'.  This will unselect the
  867.     record by removing the selected flag from the record.
  868.  
  869.             After all the labels have been selected, you will be prompted
  870.     if you want to have the label information centered.  If so, answer YES
  871.     to the prompt.
  872.  
  873.             You will then have the opportunity to align the printer/labels
  874.     in the same manner as all the other label printing selections.  Hit
  875.     <ESC> to cancel the test label.
  876.  
  877.             After the labels are positioned, the program runs through the
  878.     MAILLIST.DAT file printing all selected labels.  You are returned to
  879.     the Main Menu when printing is completed.
  880.  
  881.  
  882.  
  883.  
  884.                          For Support Call 24 Hours:
  885.        Lance Williams, Kadet PCBoard (315)245-3815 USR Dual Standard
  886.      Mailing List Manager for PCBoard 14.x                     Page 14
  887.  
  888.  
  889.                     <U>  User List Printing (Not Labels)
  890.  
  891.             This option is similar to the PCBoard System Manager User file
  892.     printing. You can print the MAILLIST.DAT file in 3 different manners,
  893.     described below.
  894.  
  895.  
  896.     <A>  Short Form
  897.  
  898.             This form prints the User's Name (as in the PCBoard USER file),
  899.     the City, State & ZIP Code, and the date the information was filed, all
  900.     on a single line, with columns properly aligned.
  901.  
  902.  
  903.     <B>  Long Form
  904.  
  905.             This form prints the User's Name, Mailing Name, date filed on
  906.     the first line.  Street address, city, state, ZIP code on the second
  907.     line.  Registration & Mailing Status on the third line.  The fourth
  908.     line is a record delimiter (Asterisks)
  909.  
  910.  
  911.     <C>  Name Form
  912.  
  913.             This form prints the User's Name, Mailing Name, City, State,
  914.     ZIP Code on a single line with properly aligned columns.
  915.  
  916.  
  917.             All of the above forms print 59 lines to the page, so they can
  918.     be sent to a laser printer.  The output has page headers and page
  919.     numbers as well.  The Last page is ejected form the printer.
  920.  
  921.             If you do not want to print any form, just hit <X> at the menu
  922.     to return to the main menu.  If you wish to cancel the printer while in
  923.     progress, hit <ESC>.
  924.  
  925.  
  926.  
  927.  
  928.                           <V> File Viewing/Editing
  929.  
  930.             The "V" command will bring up a menu for viewing or editing
  931.     many of the system files.  To accomplish this, the program shells out
  932.     to a file viewer or file editor of your choice.  These are defined
  933.     in the "MAILING.DEF" file.  The program will create this file when you
  934.     first start the program.  You will need to have a file viewer and ASCII
  935.     editor available to use this option.  I have included a good file
  936.     viewer from a friend of mine, called VIEWER.EXE.  You could use any
  937.     File Viewer that accepts a filename on the command line.  The same
  938.     applies to the ASCII Editor.  I suggest the use of QEdit, or something
  939.     similar.
  940.  
  941.  
  942.  
  943.                          For Support Call 24 Hours:
  944.        Lance Williams, Kadet PCBoard (315)245-3815 USR Dual Standard
  945.      Mailing List Manager for PCBoard 14.x                     Page 15
  946.  
  947.  
  948.  
  949. File Viewing/Editing Menu Selections:
  950.  
  951.  
  952.     <1> View VERIFIER.ERR Error Log File
  953.  
  954.             This will view the error log file that contains user errors
  955.     from within the door, such as wrong numbers, re-verify attempts, etc.
  956.  
  957.  
  958.     <2> View Verifier Usage Log File
  959.  
  960.             This will view the usage log file that the door maintains.  I
  961.     suggest you delete this file regularly, as it will grow larger and
  962.     larger as time goes on.
  963.  
  964.  
  965.     <3> View Script Questionnaire Answer Files
  966.  
  967.             This will bring up a menu showing all of your script
  968.     questionnaire answer files.  You can view any one of them using the
  969.     viewing program defined in your MAILING.DEF file.  Select <X> to return
  970.     to the previous menu.
  971.  
  972.  
  973.     <4> Edit Main Configuration File
  974.  
  975.             This can be used to edit your configuration file for the
  976.     program.  It will edit the file you loaded the system from.  Any
  977.     changes made to the file will not be enacted unless you exit the
  978.     program and reload it from DOS.
  979.  
  980.  
  981.     <5> Edit MAILING.DEF Definitions file
  982.  
  983.             This will bring up the internal routine to edit the MAILING.DEF
  984.     file.  This is the same routine the program runs if, when the program
  985.     loads, it does not find a valid MAILING.DEF file.  It asks for the name
  986.     of your File Viewer and ASCII Editor, Default Output Device or file,
  987.     Compression Program and Options, Decompression Program and Options, and
  988.     the default extension for the compression program.  Some of these lines
  989.     have built in defaults.
  990.  
  991.  
  992.     <X> Exits the Viewing/Editing Module and returns to the Main Menu
  993.  
  994.  
  995.             After viewing any of the "view" files , you will be given the
  996.     following option:
  997.  
  998.     VERIFIER.ERR & VERIFIER.LOG:
  999.             Delete the file after viewing it.
  1000.  
  1001.  
  1002.                          For Support Call 24 Hours:
  1003.        Lance Williams, Kadet PCBoard (315)245-3815 USR Dual Standard
  1004.      Mailing List Manager for PCBoard 14.x                     Page 16
  1005.  
  1006.  
  1007.  
  1008.     Questionnaire Answer Files:
  1009.             Archive the file viewed to ".OLD" file, appending it to the end
  1010.     of an existing file, then compressing the resulting file with your
  1011.     favorite compression program.  The two uncompressed files are then
  1012.     deleted after successful compression.  If an existing compressed file
  1013.     is found, it is decompressed first to get to the ".OLD" file for
  1014.     appending.
  1015.  
  1016.  
  1017.  
  1018.  
  1019.                             <X> Exit the Program
  1020.  
  1021.             Typing <X> at the Main Menu will close all files and end the
  1022.     program.
  1023.  
  1024.  
  1025.  
  1026.  
  1027.                      Registration for Complete Package:
  1028.  
  1029.             This package is distributed as Shareware.  You are required to
  1030.     register it if you continue to use it after a 3 week trial period.
  1031.     To register, fill out the registration form and send to:
  1032.  
  1033.                                Lance Williams
  1034.                                P. O. Box 266
  1035.                            Camden, NY 13316-0266
  1036.  
  1037.             Registration for the User Verifier Door and Sysop Utility
  1038.     program is $40 payable in Cash/Check or Money Order in US Funds.
  1039.     Visa/MasterCard registrations are supported from a BBS in Manchester,
  1040.     TN, if you prefer to register with Visa/MasterCard.
  1041.  
  1042.             See the file REGISTER.FRM for both Visa/MC registration
  1043.     information and a mail registration form.  The registration number you
  1044.     will receive for this program will work for all future versions of this
  1045.     software.
  1046.  
  1047.     Make Checks Payable to: LANCE WILLIAMS
  1048.  
  1049.  
  1050.  
  1051.  
  1052.  
  1053.  
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.  
  1060.  
  1061.                          For Support Call 24 Hours:
  1062.        Lance Williams, Kadet PCBoard (315)245-3815 USR Dual Standard
  1063.